Met de WKR (meer) belastingvoordeel op de lunch van werknemers

De Werkkostenregeling (WKR) is bijgewerkt voor 2025, en dit kan gevolgen hebben voor hoe werkgevers belastingvoordelen krijgen op lunches van werknemers. In dit artikel vindt u de meest actuele informatie over de vergoedingen en verstrekkingen van maaltijden op kantoor en daarbuiten, volgens de regels die in 2025 van kracht zijn.

1. Belastingvrijstelling voor Maaltijden

In 2025 gelden er specifieke vrijstellingen voor de verstrekking of vergoeding van maaltijden die een meer dan incidenteel zakelijk karakter hebben. Dit betekent dat maaltijden verstrekt tijdens bepaalde soorten werk of onder specifieke omstandigheden vrijgesteld kunnen zijn van loonbelasting. Deze vrijstellingen omvatten:

• Maaltijden tijdens dienstreizen: Als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn deze maaltijden specifiek vrijgesteld. Dit geldt voor dienstreizen en werknemers die reizen naar niet-permanente werkplekken, zoals wegwerkers en filmploegen.
• Maaltijden tijdens zakelijk overleg buiten de vaste werkplek: Deze maaltijden zijn ook vrijgesteld. Een voorbeeld hiervan is een lunch met een klant in een restaurant.
• Ambulante werknemers: Voor werknemers die naar verschillende locaties reizen (zoals vertegenwoordigers) zijn maaltijdvergoedingen ook specifiek vrijgesteld.

2. Vergoedingen voor Overwerk

Daarnaast zijn er specifieke vrijstellingen voor maaltijden die worden verstrekt in geval van overwerk of andere omstandigheden waarbij een werknemer niet thuis kan eten tussen 17:00 en 20:00 uur of na 20:00 uur. Dit omvat:

• Werknemers die door verwacht of onverwacht overwerk niet thuis kunnen eten.
• Werk tijdens koopavonden, late diensten of nachtdiensten.
• Therapeutische maaltijden.

3. Maaltijden in de Bedrijfskantine

Werkgevers kunnen ook een standaardvergoeding van €3,90 per maaltijd toepassen voor maaltijden die worden verstrekt in de bedrijfskantine. Dit vaste bedrag geldt ongeacht waar de maaltijd is aangeschaft, zoals bij een supermarkt of bakker.

4. Maaltijden Zonder Zakelijk Karakter

Voor de vergoeding of verstrekking van maaltijden die slechts een incidenteel zakelijk karakter hebben, zoals een lunch op de werkplek, geldt geen specifieke vrijstelling. Deze maaltijden worden daarom behandeld als regulier belastbaar inkomen.

Bron: Nieuwsbrie fLoonheffingen 2025, Uitgave 2, 24 december 2024 1e uitgave (https://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/nieuwsbrief-loonheffingen-2025-lh2091t52fd.pdf)

‍

Voorbeeld: Lunchvoorziening voor Werknemers in 2025

Laten we een bijgewerkt voorbeeld uitwerken voor een bedrijf in Amsterdam dat lunch wil aanbieden aan 100 werknemers, vijf dagen per week, met een budget van €12 per lunch (exclusief btw).

Situatie:

• Aantal werknemers: 100
• Dagen per week: 5
• Budget per lunch: €12 (exclusief btw)

Stap 1: Totale Kosten per Week Berekenen

Het bedrijf biedt elke werknemer 5 lunches per week aan tegen een budget van €12 per lunch. De totale wekelijkse kosten zijn:

100 werknemers x 5 dagen x €12 = €6.000 (exclusief btw) per week.

Stap 2: Aftrekbaarheid Binnen de Werkkostenregeling (WKR)

Binnen de WKR geldt er een standaardbedrag van €3,90 per maaltijd in de bedrijfskantine (2025) dat wordt aangemerkt als belastbaar loon. Dit standaardbedrag geldt ongeacht de werkelijke kosten van de lunch.

Het gedeelte van de lunchkosten dat boven het standaardbedrag uitkomt, is belastbaar inkomen voor de werknemer, tenzij het wordt opgenomen in de vrije ruimte van de WKR.

De kosten per lunch voor de werkgever zijn €12. Het belastbare gedeelte van deze lunch is:

€12 - €3,90 = €8,10 (exclusief btw) per maaltijd.

Stap 3: Totale Wekelijkse Kosten Binnen de WKR

Bereken nu het bedrag dat wordt aangemerkt als belastbaar loon per week. Dit is het aantal werknemers vermenigvuldigd met het belastbare gedeelte per maaltijd:

100 werknemers x 5 dagen x €8,10 = €4.050 (exclusief btw) per week.

Dit bedrag van €4.050 moet ofwel worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel en opgenomen in de vrije ruimte van de WKR, of belast worden als loon voor de werknemer.

Vrije Ruimte:

De vrije ruimte binnen de WKR in 2025 is 2% van de fiscale loonsom tot €400.000 en 1,18% voor bedragen boven €400.000. Als de lunchkosten binnen de vrije ruimte passen, hoeft de werkgever hier geen belasting over te betalen. Als de kosten de vrije ruimte overschrijden, wordt er een eindheffing van 80% toegepast op het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt.

In dit voorbeeld is het essentieel om de totale loonsom van het bedrijf te kennen om te bepalen of deze kosten binnen de vrije ruimte passen of dat er belasting over moet worden betaald.

In het bestelproces van Feedr Cloud Canteen kun je heel eenvoudig aangeven hoe de kosten voor de lunch in rekening moeten worden gebracht. Zo kan een deel door de werknemer en werkgever betaald worden (waardoor van de WKR gebruikt gemaakt kan worden) of kan het volledig door de werkgever of werknemer betaald worden. Met een extra steuntje in de rug van de overheid, is dit hét moment om weer in te zetten op een gezond en sterk team. So, let’s have lunch! Je kan nu lunch bestellen door heel Nederland denk hier bijvoorbeeld aan de Randstad en grote steden als Amsterdam, Rotterdam, Utrecht en Den Haag. Mail ons om de mogelijkheden te bespreken: [email protected]

eigen bijdrage lunch werknemer 2025, wkr lunch 2025, normbedrag maaltijden 2025, maaltijdvergoeding 2025