Met de WKR (meer) belastingvoordeel op de lunch van werknemers

De Werkkostenregeling (WKR) is in 2024 bijgewerkt, en dit kan gevolgen hebben voor hoe werkgevers belastingvoordelen krijgen op lunches van werknemers. In dit artikel vindt u de meest recente informatie over vergoedingen en verstrekkingen van maaltijden op kantoor en daarbuiten, volgens de regels die in 2024 van kracht zijn.

1. Belastingvrijstelling voor maaltijden

In 2024 gelden er specifieke vrijstellingen voor de verstrekking of vergoeding van maaltijden die een meer dan incidenteel zakelijk karakter hebben. Dit betekent dat maaltijden verstrekt tijdens bepaalde werkzaamheden of omstandigheden gericht vrijgesteld kunnen zijn van loonheffingen. Deze vrijstellingen omvatten onder andere:

- Maaltijden tijdens dienstreizen: Als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn deze maaltijden gericht vrijgesteld. Dit geldt voor dienstreizen en voor werknemers die reizen naar niet-permanente werkplekken, zoals wegwerkers en filmploegen
 
- Maaltijden tijdens zakelijk overleg buiten de vaste werkplek: Deze maaltijden zijn ook vrijgesteld. Voorbeeld hiervan is een lunch met een klant in een restaurant.

- Ambulante werknemers: Voor werknemers die naar verschillende locaties reizen (bijvoorbeeld vertegenwoordigers) zijn maaltijdvergoedingen gericht vrijgesteld.

2. Vergoedingen voor overwerk

Daarnaast zijn er gerichte vrijstellingen voor maaltijden die worden verstrekt in geval van overwerk of andere omstandigheden waarbij een werknemer niet thuis kan eten tussen 17:00 en 20:00 uur of na 20:00 uur. Dit omvat:

- Werknemers die door overwerk, verwacht of onverwacht, niet thuis kunnen eten.
- Werk tijdens koopavonden, nachtdienst of andere late diensten.
- Therapeutisch mee-eten

3. Maaltijden in de bedrijfskantine

Werkgevers kunnen ook een standaardvergoeding van €3,90 per maaltijd toepassen voor maaltijden in de bedrijfskantine. Dit normbedrag geldt ongeacht waar de maaltijd is aangeschaft, bijvoorbeeld bij een supermarkt of bakker.

4. Maaltijden zonder zakelijk karakter

Voor de vergoeding of verstrekking van een maaltijd waarbij het zakelijk karakter slechts bijkomstig is, zoals een lunch op de werkplek, geldt geen gerichte vrijstelling. Dergelijke maaltijden vallen dus onder het reguliere loon.

Met deze updates biedt de WKR in 2024 meer duidelijkheid en mogelijkheden voor belastingvrijstellingen rondom maaltijden in het kader van zakelijke activiteiten.

Bron: Handboek Loonheffingen 2024 Versie april 2024, 1e uitgave (https://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/handboek-loonheffingen-lh0221t41fd.pdf)

Laten we een voorbeeld uitwerken voor een bedrijf in Amsterdam dat lunch wil aanbieden aan 100 medewerkers voor vijf dagen per week, met een budget van €12 ex. btw per lunch.

Situatie:
- Aantal medewerkers: 100
- Dagen per week: 5
- Budget per lunch: €12,-

Stap 1: Berekening van de totale kosten per week
Het bedrijf biedt elke medewerker 5 lunches aan per week tegen een budget van €12 ex. btw per lunch. De totale wekelijkse kosten zijn dan:  
100 medewerkers x 5 dagen x €12 = €6.000 ex. btw per week.

Stap 2: Aftrekbaarheid onder de Werkkostenregeling (WKR)
Volgens de WKR geldt er een normbedrag van €3,90 per maaltijd in de bedrijfskantine (2024) dat als loon wordt aangemerkt. Dit normbedrag wordt gebruikt, ongeacht de werkelijke kosten van de lunch.

Het gedeelte van de lunchkosten dat boven het normbedrag uitkomt, is belastbaar loon voor de werknemer, tenzij je dit in de vrije ruimte van de WKR opneemt.

De kosten per lunch voor de werkgever zijn €12. Het belastbare deel van deze lunch is:  
€12 - €3,90 = €8,10 ex. btw per maaltijd.

Stap 3: Totale kosten per week die onder de WKR vallen
Nu berekenen we het bedrag dat als loon wordt beschouwd per week. Dit is het aantal medewerkers maal het belastbare deel per maaltijd:  
100 medewerkers x 5 dagen x €8,10 = €4.050 ex. btw per week.

Dit bedrag van €4.050 ex. btw moet de werkgever ofwel aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR, of het moet als loon worden belast bij de werknemer.

Vrije ruimte:  
De vrije ruimte binnen de WKR bedraagt in 2024 1,92% van de loonsom tot €400.000 en 1,18% voor het bedrag boven de €400.000. Als de kosten voor de lunch binnen de vrije ruimte vallen, hoeft de werkgever geen belasting te betalen. Overschrijden de kosten de vrije ruimte, dan wordt 80% eindheffing over het bedrag boven de vrije ruimte toegepast.

In dit voorbeeld is het van belang om de loonsom van het bedrijf te kennen om te bepalen of deze kosten binnen de vrije ruimte vallen of dat er belasting over betaald moet worden.

In het bestelproces van Feedr Cloud Canteen kun je heel eenvoudig aangeven hoe de kosten voor de lunch in rekening moeten worden gebracht. Zo kan een deel door de werknemer en werkgever betaald worden (waardoor van de WKR gebruikt gemaakt kan worden) of kan het volledig door de werkgever of werknemer betaald worden. Met een extra steuntje in de rug van de overheid, is dit hét moment om weer in te zetten op een gezond en sterk team. So, let’s have lunch! Je kan nu lunch bestellen door heel Nederland denk hier bijvoorbeeld aan de Randstad en grote steden als Amsterdam, Rotterdam, Utrecht en Den Haag. Mail ons om de mogelijkheden te bespreken: [email protected]

‍